관리자 콘솔

오피스에이전트 서비스 사용 조직의 관리자가 조직 사용자 관리와 사내 문서 자산 관리를 위한 공간입니다.

관리자 콘솔 진입 방법

1. OfficeAgent 화면 좌측 하단의 프로필 영역을 클릭합니다.

2. 드롭다운 메뉴에서 관리자 콘솔을 선택합니다.

3. 관리자 권한이 있는 경우, 관리자 콘솔 화면에 새창으로 이동합니다. (권한이 없으면 메뉴가 보이지 않습니다.)

성공적으로 관리자 콘솔에 진입했다면 새로운 브라우저가 열리고 관리자 콘솔 화면을 볼 수 있을 겁니다. 관리자 콘솔 우측 상단에는 현재 워크스페이스 이름(예: Nextintelligence)과 로그인한 관리자 정보가 표시됩니다.

관리자 콘솔

회사의 전체적인 설정과 에이전트 관리 기능을 제공합니다. 관리자 콘솔은 OfficeAgent 사용 조직 및 워크스페이스를 운영·관리하는 오피스에이전트 관리자를 위한 전용 인터페이스입니다. 관리자 권한이 있는 사용자만 접근할 수 있으며 다음 기능을 제공합니다.

• 조직 사용자 관리

• 워크스페이스 자산 관리

  • 에이전트: 조직 차원의 공통으로 사용되는 공용 에이전트 생성 및 관리

  • 문서 라이브러리: 조직 공용 파일 업로드 및 메타데이터 관리

일반 사용자는 “내 에이전트”와 “내 문서” 범위 안에서만 작업할 수 있지만, 관리자 콘솔에서는 조직 전체에 영향을 주는 자산을 관리합니다. 설정 변경이 전사 검색·답변 품질에 영향을 줄 수 있으므로, 변경 전 내부 정책을 반드시 확인하세요.

관리자 콘솔 화면 구성

좌측 사이드바는 다음과 같이 구성됩니다.

• 조직

  • 사용자

• 워크스페이스 자산

  • 에이전트

  • 문서 라이브러리

각 메뉴는 해당 범주의 자산을 목록 형태로 보여주며, 각 항목별로 검색·필터 기능을 제공하기에 쉽게 분류해서 볼 수 있습니다. 다시 말해서 좌측 사이드 바 메뉴에서 관리할 항목 메뉴를 누르면, 우측 화면에 목록 또는 카드 형태로 등록 내용이 표시됩니다.

사용자 관리

메뉴 경로: 관리자 콘솔 → 조직 > 사용자

사용자 목록

사용자 화면에서는 현재 워크스페이스에 초대된 모든 사용자를 확인할 수 있습니다. 사용자는 목록 형태로 다음과 같은 항목 열 정보를 표시합니다.

사용자 목록 구성

• 이름: 프로필 이미지와 이름

• 이메일: 오피스에이전트 로그인에 사용하는 회사 이메일

• 부서: 사용자가 속한 소속 부서

• 역할: 관리자, 멤버 등 권한 수준이 표시됨

• 마지막 활동: 마지막으로 OfficeAgent를 사용한 일시가 표시됨

하단에는 페이지당 행 수(예: 10, 20, 30, 40, 50)와 페이지 이동 버튼이 있어, 조직 규모가 커져도 필요한 사용자 목록만 빠르게 탐색할 수 있습니다.

사용자 목록

사용자 정렬

사용자 목록 창에서 정렬을 다시 하고 싶다면, 이름과 마지막 활동 시간을 이용해서 정렬을 바꿀 수 있습니다.

목록 정렬하기

• 이름 정렬: 이름 옆의 상•하 화살표를 누르면 영문(A-Z) > 한글(ㄱ-ㅎ) 순으로 정렬이 변경됩니다.

• 마지막 활동: 마지막 활동 옆의 화살표 방향은 최신 시간 순에서 가장 오래된 시간으로 정렬을 변경합니다.

사용자 검색

• 상단 “사용자 검색…” 입력창에 이름 또는 이메일 일부를 입력하면 일치하는 사용자만 필터링되어 표시됩니다.

• 부분 문자열 검색을 지원하므로, 정확한 전체 이름을 몰라도 찾을 수 있습니다.

• 엔터키를 입력하지 않아도 입력하는 내용으로 검색되어 빠르게 필터링합니다.

사용자 상세/추가 기능

각 사용자 행의 우측에는 …(더보기) 메뉴가 제공되는데, 이를 클릭하면 해당 사용자에 대한 정보가 표시됩니다.

개별 항목에서 사용자 상세 정보 확인

사용자 항목의 우측 끝에 있는 더보기 (⋯)을 누르면 개별 사용자에 대한 정보 창이 표시됩니다. 여기에는 조직 정책에 따라 다음과 같은 기능이 포함될 수 있습니다.

사용자 정보 창의 정보 내용 수정

• 역할/권한 변경 (멤버 ↔ 관리자)

• 부서/직책/역할/사번 등의 조직 기본 사용자 정보 표시 (조직 정보 관리 시스템과 연동하여 표시)

• 기타 조직 정책에 따른 관리 기능

실제 제공되는 기능은 회사의 SSO/계정 연동 방식에 따라 관리되는 조직 정보의 데이터와 연동되기 때문에 표시되는 정보 내용이 화면과 일부 다를 수 있습니다. 계정 정보가 별도의 조직관리 시스템에서 관리되는 경우, OfficeAgent 내에서 일부 항목은 읽기 전용일 수 있습니다.

에이전트 관리 (조직 에이전트)

메뉴 경로: 관리자 콘솔 → 워크스페이스 자산 > 에이전트

관리자는 이 화면에서 조직 공용 에이전트를 생성하고, 모든 관리자 생성 에이전트를 한 곳에서 관리할 수 있습니다.

에이전트 목록

조직내 워크스페이스 공용 검색 자산인 에이전트 화면은 다음 요소로 구성됩니다.

에이전트 관리 화면

• 검색창: 에이전트 이름, 설명, 태그 등을 기준으로 검색

• 상단 탭:

  • 전체: 관리자가 생성한 모든 에이전트를 표시

  • 비공개: 관리자가 조직내 사용자들에게 공개하지 않은 비공개 에이전트만 표시

  • 공개: 조직 및 워크스페이스 구성원이 함께 사용할 수 있는 조직 에이전트로 공개된 것들만 표시

  • 추천: 조직 내에서 자주 쓰이거나 공식적으로 권장되는 에이전트를 표시

• 에이전트 카드:

  • 에이전트 이름 (예: 근로기준법 상담 전문가, 근태 관리 서비스 기능 해결사)

  • 설명: 에이전트 역할 및 지원 범위, 기능을 설명하는 내용이 표시됨.

  • 태그(예: 노동법, 근로기준법, 법률상담)

에이전트 카드를 클릭하면 해당 에이전트의 상세 설정/편집 화면으로 이동하거나, 해당 에이전트를 사용한 새 채팅을 시작할 수 있습니다.

에이전트 내용 보기 및 사용 창

에이전트 보기 창에서 우측 상단의 을 누르면 해당 에이전트의 편집 화면이 열리고 해당 관리자가 만든 에이전트이면 편집을 할 수 있습니다. 그러나 다른 관리자가 생성한 에이전트의 경우는 보기 전용으로 열리게 됩니다.

에이전트 상세보기를 눌러 열은 편집화면

필터 패널

에이전트 목록 화면의 검색창 옆의 우측 끝에 있는 필터 아이콘을 클릭하면 필터 패널이 열립니다.

우측 에이전트 필터 선택

필터 패널 사용

• 정렬 기준

  • 수정일(최신순), 수정일(오랜된순) , 이름(가나다순) , 이름(역가나다순) 등의 정렬 옵션을 사용할 수 있습니다.

• 도구

  • 웹 에이전트 이용시 웹을 검색 대상으로 사용 여부 선택

  • 이메일 에이전트 이용시 이메일을 연동하여 검색 대상으로 사용 여부 선택

필터는 관리할 에이전트 목록(카드)가 많은 경우에, 정렬 기준을 바꿔서 정렬시키거나 또는 검색 대상 도구(웹, 이메일)를 기준으로 분류해서 정렬 시킬 때 사용합니다. 정렬 또는 도구 필터를 적용하였다가 원래 상태로 돌아가려면, '초기화'를 눌러서 돌아갈 수 있습니다.

새 조직 에이전트 만들기

우측 상단 [＋ 새로 만들기] 버튼을 통해 조직 에이전트를 생성할 수 있습니다.

에이전트 생성 화면 자체는 사용자 가이드의 “에이전트 만들기” 섹션과 동일하지만, 관리자 콘솔에서 생성한 에이전트는 기본적으로 “조직 자산”으로 간주됩니다. 공개 범위를 “공개”로 설정하면, 전체 구성원이 이 에이전트를 선택해서 사용할 수 있습니다.

조직 에이전트를 만들 때의 권장 사항:

• 이름에 용도와 대상을 명확히 포함합니다.

  • 예: 근로기준법 상담 전문가, 고객지원 초안 작성기, HR 온보딩 FAQ

• 에이전트에 연결할 문서는 문서 라이브러리의 라벨과 연계해서 설계하면 관리가 편해집니다.

• 다른 관리자가 이어서 유지보수할 수 있도록, 설명에 문서 출처·관리 기준을 함께 기록합니다.

에이전트 생성

새로 만들기를 눌러 에이전트 생성 화면이 열리면, AI 설정과 수동 설정 탭을 통해 자동 생성이나 수동으로 에이전트를 만들 수 있습니다. 사용자 화면에서 에이전트 생성하는 것과 마찬가지로, AI 설정은 문서나 노트를 업로드하고 AI가 읽어서 분석한 후 자동으로 생성해주는 에이전트 생성 기능을 이용할 수도 있고, 수동 설정은 관리자가 세부 항목을 입력하여 생성하는 방법을 사용할 수 있습니다.

AI 설정을 이용한 에이전트 생성

수동 설정을 통한 에이전트 생성

문서 라이브러리 관리

메뉴 경로: 관리자 콘솔 → 워크스페이스 자산 > 문서 라이브러리

문서 라이브러리는 조직 구성원이 함께 사용하는 공용 문서 저장소입니다. 관리자 콘솔에서는 다음 작업을 할 수 있습니다.

• 공용 파일 업로드

• 문서 공개 범위/담당자/라벨 관리

• 문서 형식별/라벨별 필터링

• 불필요한 문서 삭제

• 공용 문서의 다운로드 후 수정

• 문서 파일의 속성 편집

문서 목록

문서 목록 화면의 기본 요소는 다음과 같습니다. 조직 공용 파일을 업로드하고, 관리자가 업로드한 모든 문서를 관리할 수 있습니다.

문서 라이브러리의 문서 목록 화면

• 상단 검색창:

  • 문서 이름으로 검색만 지원합니다.

• 필터 영역:

  • 모든 공개 범위: 드롭다운 메뉴에서 공개/비공개를 선택하여 필터링을 할 수 있습니다.

  • 모든 형식: 문서 라이브러리에 업로드된 파일 형식에 따라 분류해서 볼 수 있습니다.

  • 라벨: 문서 라이브러리에 업로드된 파일에 지정된 라벨 명에 따라 분류해서 볼 수 있습니다.

• 문서 목록 열:

  • 이름: 파일 아이콘 + 파일 이름 (예: 근로기준법, 산업안전보건법 등)

  • 공개 범위: / 뱃지로 공개 문서와 비공개 문서 구분.

  • 담당자: 해당 문서를 관리하는 담당자 이름을 표시.

  • 수정일: 마지막으로 문서가 갱신된 날짜를 표시합니다.

  • 크기: 파일 크기를 보여줍니다.

• 하단:

  • 페이지당 행 수: 10/20/30/40/50 선택

  • 페이지 이동 버튼: 맨앞으로, 이전페이지, 다음 페이지, 맨끝으로 등의 페이지 이동 아이콘이 표시

문서 업로드 (관리자)

우측 상단 [＋ 업로드] 버튼을 클릭하면 파일 업로드 팝업이 열립니다.

업로드 버튼으로 파일 전송

문서 업로드 창

1. 파일을 드래그 앤 드롭하거나 파일 업로드 버튼을 클릭해 파일을 선택합니다.

2. 문서의 공개 범위를 설정합니다. (* 필수 입력 항목임)

   • 공개: 워크스페이스 전체 구성원이 검색·참조 가능

   • 비공개: 관리자 및 지정된 권한 범위에서만 사용

3. 문서의 담당자는 자동으로 관리자로 콘솔에 로그인 한 사용자로 자동 지정됩니다.

   • 담당자는 문서 내용 최신화, 라벨 유지 관리 등 문서 책임자로 간주됩니다.

4. 필요 시 라벨을 지정합니다. 버튼을 누르면 라벨 설정 창에서 새 라벨을 추가하고 저장하거나 기존 라벨을 선택하여 지정합니다.

5. [업로드] 버튼을 클릭하면 문서가 문서 라이브러리에 추가됩니다.

이미 사용자 가이드에서 설명한 “문서 업로드”와 기본 흐름은 동일하지만, 관리자 콘솔에서는 조직 전체에 영향을 주는 공용 문서를 업로드한다는 점이 다릅니다.

문서 필터링

공개 범위 필터

• 기본값: 모든 공개 범위

• 공개 여부에 따른 분류 옵션:

  • 모든 공개 범위: 모든 파일을 보여줍니다.

  • 공개: 공개로 설정된 문서 파일만 보여줌.

  • 비공개: 비공개(My files)로 설정된 문서 파일만 보여줌.

특정 범위를 선택하면, 해당 공개 범위를 가진 문서만 목록에 표시됩니다.

형식 필터

• 기본값: 모든 형식

• 파일 형식 선택 옵션:

  • 모든 형식

  • PDF

  • 문서 (Word 등)

  • 스프레드시트

  • 프레젠테이션

  • 기타

RAG 검색 대상을 문서 유형별로 구분해서 운영할 때 유용합니다. 예를 들어, 법령 PDF만 보고 싶을 때는 형식 = PDF로 필터링 합니다.

라벨 필터

• 라벨 드롭다운을 클릭하면 라벨 선택 패널이 열립니다.

  • 상단 검색창: 라벨 이름 검색

  • 라벨 목록 예시: AI, Common, HR, Legal, Others, Project 등

  • 각 라벨 우측 체크박스를 선택해 하나 이상의 라벨을 동시에 필터링할 수 있습니다.

• 우측 상단 톱니바퀴 아이콘을 클릭하면 라벨 관리 창으로 이동합니다.

선택한 라벨에 해당하는 문서만 목록에 표시되며, 복수 라벨 기준은 “선택한 라벨 중 하나 이상이 포함된 문서”로 동작합니다.

라벨 관리

라벨 관리는 오피스에이전트 서비스의 모든 자산에서 공통적으로 사용되는 필터 기능으로, 관리자가 문서 분류 체계를 설계하고 운영할 수 있는 기능입니다.

라벨 관리 화면 열기

1. 문서 라이브러리에서 라벨 드롭다운을 클릭합니다.

2. 라벨 선택 패널 우측 상단의 톱니바퀴(설정) 아이콘을 클릭합니다.

3. 라벨 관리 팝업이 열립니다.

라벨 관리 화면 구성

라벨 관리 화면

• 상단 검색창: 라벨 이름 검색

• 라벨 목록: 라벨 아이콘(색상 포함) + 라벨 이름 + 편집/삭제 아이콘

• 우측 상단 ＋ 버튼: 새 라벨 추가

• 하단 [닫기] 버튼: 라벨 관리 팝업 닫기

새 라벨 추가

1. 라벨 관리 팝업 상단의 ＋ 버튼을 클릭합니다.

2. 라벨 이름을 입력합니다.

3. 라벨 색상을 선택합니다.

4. 저장하면 문서 라이브러리에서 바로 선택해 사용할 수 있습니다.

라벨 생성 팝업

라벨 수정/삭제

• 각 라벨 오른쪽의 연필 아이콘: 이름/색상 등 라벨 속성을 수정

• 휴지통 아이콘: 라벨 삭제

라벨 수정 및 삭제

라벨을 삭제하면, 해당 라벨이 붙어 있던 문서에서도 라벨이 제거됩니다. 삭제 전, 이 라벨을 사용하는 에이전트/운영 규칙이 없는지 확인하는 것을 권장합니다.

문서 개별 메뉴 (속성 편집/다운로드/삭제)

각 문서 파일 행의 우측 …(더보기) 아이콘을 클릭하면 다음과 같은 메뉴가 표시됩니다.

문서 파일의 개별 메뉴

속성 편집 창

• 속성 편집

  • 문서의 공개 범위, 라벨 등 메타데이터를 수정합니다.

  • 파일 내용 자체(PDF·문서)는 편집하지 않으며, 문서를 어떻게 분류·공유할지에 관한 정보를 바꾸는 기능입니다.

• 다운로드

  • 원본 파일을 로컬로 다운로드합니다. 법령, 계약서, 정책 문서 등 원본 열람이 필요한 경우 사용합니다.

• 삭제

  • 문서를 문서 라이브러리에서 완전히 제거합니다.

  • 삭제된 문서는 에이전트의 RAG 검색 대상에서도 제외됩니다.

주의: 중요한 기준/정책 문서를 삭제하면, 해당 문서를 참고하던 에이전트의 답변 품질이 저하될 수 있습니다. 삭제 전, 반드시 다른 관리자와 상의하거나 백업을 확보해 두세요.

관리자 콘솔 운영 추천 방식

관리자 콘솔을 활용할 때 다음과 같은 운영 방식을 추천합니다.

1. 라벨 설계를 먼저 하고 문서/에이전트를 맞춰가기

   • 예: HR, Legal, Security, Product, SupportFAQ 등 상위 라벨부터 정의

   • 라벨 체계가 깔끔해야 에이전트 설정과 문서 검색이 훨씬 수월합니다.

2. 문서마다 담당자를 지정하기

   • 담당자가 명확하면 정책 변경 시 누가 문서를 업데이트해야 하는지 쉽게 파악할 수 있습니다.

   • 에이전트 설정 설명에도 “이 문서는 ○○팀 △△ 담당자가 관리”라고 기록해 두면 좋습니다.

3. 공개 범위 정책 정하기

   • 기본값은 공개, 민감한 문서는 비공개로 운영하는 등, 회사 정보보호 정책에 맞춘 기본 원칙을 문서화해 두는 것을 권장합니다.

4. 조직 에이전트와 문서를 1:1 또는 N:1로 맞추어 관리

   • 예: 근로기준법 상담 전문가 에이전트 ↔ 근로기준법 관련 문서 그룹

   • 담당자, 라벨(Legal)도 맞춰 관리하면 유지보수가 쉬워집니다.

5. 정기적인 정리(클린업)

   • 분기/반기마다 관리자 콘솔에서:

     • 사용하지 않는 에이전트 비활성화 또는 삭제

     • 오래된 문서 교체

     • 불필요한 라벨 정리

   • 이렇게 하면 OfficeAgent가 항상 최신 사내 지식을 기반으로 동작할 수 있습니다.