문서 라이브러리 활용

문서 라이브러리는 오피스에이전트가 검색할 수 있는 회사 문서를 한 곳에 모아 관리하는 공간입니다. 문서 라이브러리에는 사내 공유된 문서 목록과 자신이 올린 문서 목록을 볼 수 있습니다.

문서 라이브러리 화면

문서 라이브러리 목록 화면

• 상단 검색창: 문서 라이브러리에 저장된 문서 이름을 검색합니다. 검색어를 입력하면 해당 키워드를 가진 문서 목록만 표시됩니다.

• 필터

  • 모든 파일: 문서파일의 소유 관계에 따라 분류해서 보여줍니다. 내가 업로드한 문서만 볼지, 권한이 있는 모든 문서를 볼지 선택합니다. 내 파일을 클릭해서 선택상태가 되면 해당 버튼에 엷은 색상()이 표시되고 버튼의 외곽선이 표시되어 선택 상태임을 알 수 있습니다. 다시 한번 눌러 선택상태를 해제하거나 오른쪽에 있는 '필터 초기화' 버튼을 눌러 선택을 해제할 수 있습니다. 선택이 해제되면 전체 문서 목록을 보여줍니다.

    • 모든 파일/내파일/나와 공유된 파일/조직 전체 파일

  • 모든 형식: 파일의 성격이나 포맷에 따라 분류해서 보여줍니다.

    • 모든 형식/PDF/문서/스프레드시트/프리젠테이션/기타

  • 라벨: 문서 라이브러리에 파일이 업로드되면, 자신이 업로드된 파일의 우측 끝에 있는 3점 메뉴의 '편집'을 통해 라벨을 지정할 수 있습니다. 이렇게 파일에 지정된 라벨이 있다면, 문서 라이브러리 상단의 '라벨' 필터를 통해 라벨 별로 분류해서 볼 수 있습니다. 새로운 라벨을 추가하려면, '설정' 아이콘을 눌러 추가할 수 있습니다.

라벨 검색

라벨 설정 및 추가하기

• 문서 목록: 이름, 소유자, 수정일, 크기 정보를 표시합니다. 문서 목록 끝에 있는 3점 메뉴(컨텍스트)를 통해 해당 문서 파일에 대한 메타 설정을 지정할 수 있습니다. 예를 들어, 문서의 공개 범위와 라벨을 지정해서 쉽게 정리할 수 있습니다.

  • 문서 목록의 제목 영역에 마우스를 가져가보면, 해당 열을 기준으로 정렬을 바꿀 수 있습니다.

    • 이름: 가나다 순 정렬이지만, 숫자-> 영문 -> 한글 순서로 문서가 정렬됩니다. 제목 열을 한번 더 누르면 역순으로 정렬됩니다.

    • 소유자: 해당 문서 파일의 업로드나 소유자가 표시됩니다. 역시 가나다 순으로 정렬됩니다.

    • 수정일: 최신순과 오래된순으로 정렬됩니다.

    • 크기: 용량 순으로 작은것에서 큰거 순으로 정렬되거나 반대로 정렬이 가능합니다.

• 업로드: 우측 상단의 + 업로드 () 버튼을 눌러 새 문서를 업로드할 수 있습니다.

문서 업로드

문서 라이브러리 화면에서 우측 상단의 '+ 업로드' 버튼을 눌러 회사 문서를 업로드합니다.

1. 문서 라이브러리 > ＋업로드 버튼을 클릭합니다.

2. 문서 업로드 팝업 창에서 파일을 드래그 앤 드롭하거나 파일 업로드 버튼을 클릭하여 파일을 선택합니다.

3. 오피스에이전트의 문서 라이브러리는 다음과 같은 파일 형식을 지원합니다.

   • 압축 파일 (zip)

   • 문서 (Word, PDF 등)

   • 프리젠테이션 (PPT 등)

   • 스프레드시트 (Excel 등)

   • 웹/텍스트 (HTML, MD, txt 등)

   • 메일 파일 (EML)

   • CAD, 오디오 등 (회사 환경에 따라 제한 가능)

4. 문서 공개 범위를 선택하고 업로드 버튼을 눌러 저장합니다.

공개 범위 설정*

문서 업로드 시 공개 범위를 반드시 설정합니다. 필수 설정 항목입니다. 문서 공개 범위는 이 문서를 누가 볼 수 있는지를 선택하는 것이므로, 본인 혼자 볼 것이면 '나만 보기'를 선택하고, 전 직원과 공유할 문서이면 '전체 공개'를 선택합니다.

• 나만 보기: 나만 검색·활용 가능한 개인 문서

• 전체 공개: 회사 전 구성원에게 공개함.

민감한 개인 정보는 반드시 ‘나만 보기’로 설정하세요.

라벨 설정

• 라벨 입력란에 문서의 분류/프로젝트/팀 정보를 태그 형태로 입력합니다.

  • 예: HR, 온보딩, 보안정책, OfficeMail-매뉴얼

• 라벨은 나중에 에이전트 만들 때 어떤 문서를 연결할지 구분하는 기준으로도 유용합니다.

1. 업로드 ()버튼을 클릭하면 문서가 문서 라이브러리에 추가됩니다.

문서·에이전트 운영 팁

1. 최신 문서 유지

   • 정책이 변경되면 문서 라이브러리의 파일을 교체하고, 관련 에이전트에서 참조 문서 목록을 업데이트합니다.

2. 에이전트 버전 관리

   • 큰 변경이 있을 때는 v1, v2 등 버전을 이름이나 태그에 표시합니다.

3. 민감 정보 보호

   • 개인 정보, 기밀 계약 내용 등은 “나만 보기” 혹은 최소 범위로 공유합니다.

4. 예시 질문 꾸준히 보강

   • 실제 사용자 질문 로그를 보면서, 자주 나오는 질문을 에이전트의 “예시 질문”에 추가하면 답변 품질이 좋아집니다.

5. 웹 검색 사용 주의

   • 사내 기준이 명확한 영역(HR 규정, 보안 정책 등)은 웹 검색을 끄고, 내부 문서만 사용하도록 설정하는 것을 권장합니다.